De digitale transformatie van bedrijven berust op keuzes die zowel de tools als de organisatie van het werk beïnvloeden. Een applicatie moderniseren, de toegang tot gegevens vergemakkelijken of een infrastructuur verder ontwikkelen moet beantwoorden aan een concrete behoefte: een dienst verbeteren, onderbrekingen beperken of de groei van de activiteiten ondersteunen.
Voor kmo’s, softwareontwikkelaars en zorginstellingen roepen deze projecten verschillende vragen op. Hoe versterk je de beveiliging zonder het gebruik ingewikkelder te maken? Welke applicaties host je in de cloud? Welke competenties behoud je intern en welke taken besteed je uit?
Het succes hangt af van een stappenplan dat aansluit bij de bedrijfsbehoeften, de risico’s en de beschikbare middelen. Hieronder vind je vijf IT-prioriteiten om je aanpak te structureren.
1. De beveiliging van informatiesystemen versterken
Bij de modernisering van het informatiesysteem moet beveiliging vanaf de voorbereiding van de projecten worden meegenomen. Een nieuwe applicatie of een nieuwe toegang op afstand kan de blootstelling van het bedrijf aan risico’s veranderen en extra afhankelijkheden creëren.
De eerste stap bestaat uit het identificeren van de kritieke apparatuur, software en gegevens. Met deze inventaris kun je de maatregelen prioriteren: toegangsbeheer, updates, bescherming van back-ups en monitoring van gebeurtenissen.
Back-ups moeten met name gepaard gaan met hersteltests. Het bestaan ervan volstaat niet om aan te tonen dat de applicaties binnen de verwachte termijnen opnieuw kunnen worden opgestart.
Bewustmaking van gebruikers vormt een aanvulling op deze beschermingsmaatregelen. De teams moeten de toegestane kanalen voor het delen van informatie, de toegangsregels en de meldingsprocedures kennen.
Beveiliging koppelen aan de bedrijfspraktijk
De prioriteiten verschillen naargelang de activiteit. Een softwareontwikkelaar moet met name de beschikbaarheid van zijn platform en de toegang tot zijn technische omgevingen onderzoeken. Een zorginstelling moet rekening houden met de gevoeligheid van de informatie en de beperkingen die verband houden met de zorgverlening.
Te ondernemen actie: de risico’s in kaart brengen en de belangrijkste verbetermaatregelen selecteren voordat je extra tools invoert.
De cybersecuritydiensten van ALL4IT maken het mogelijk om IT-omgevingen te onderzoeken en aanbevelingen te formuleren die zijn afgestemd op de beperkingen van de organisatie.
2. Een cloud architectuur kiezen die bij je applicaties past
De cloud kan het aanpassen van de middelen en de uitrol van nieuwe diensten vergemakkelijken. De keuze moet echter worden gemaakt op basis van de applicaties, hun afhankelijkheden en de operationele vereisten.
Een hybride architectuur combineert verschillende omgevingen, waaronder lokale infrastructuren en cloudomgevingen. Een multicloudaanpak maakt gebruik van meerdere cloudproviders. Deze configuraties kunnen aan bepaalde behoeften beantwoorden, maar stellen ook extra eisen aan de coördinatie, beveiliging en kostenopvolging.
Vóór een migratie moeten de compatibiliteit van de applicaties, de netwerkprestaties, de gegevensvolumes en de toegangsvoorwaarden worden onderzocht.
De kosten vergelijken en de overstapmogelijkheden voorbereiden
De beoordeling moet rekening houden met de kosten voor migratie, exploitatie, back-ups en ondersteuning. Ook de voorwaarden voor het terughalen van gegevens en het veranderen van dienstverlener moeten vooraf worden bekeken.
De cloud garandeert niet automatisch lagere uitgaven of een betere beschikbaarheid. Deze resultaten hangen af van de architectuur, de configuratie ervan en de serviceafspraken.
Te ondernemen actie: een applicatie of een proefomgeving kiezen en vervolgens de prestaties en operationele omstandigheden controleren voordat je de migratie breder uitrolt.
ALL4IT biedt hosting- en cloudoplossingen aan die onder meer gebruikmaken van gedeelde, dedicated of gevirtualiseerde servers. Een analyse van de bestaande omgeving maakt het mogelijk om een configuratie voor te bereiden die aansluit bij de behoeften van het bedrijf.
3. Gegevens beter beheren en hun gebruik betrouwbaarder maken
Gegevens ondersteunen beslissingen, uitwisselingen en de werking van applicaties. Hun bruikbaarheid hangt af van hun kwaliteit, toegankelijkheid en de manier waarop ze worden beschermd.
Datagovernance houdt onder meer in dat de verantwoordelijken, de gebruiksdoelen en de beheersregels worden vastgelegd. Zo wordt duidelijk wie informatie mag raadplegen, wijzigen of delen.
Dubbele gegevens, invoerfouten en verschillende definities van dezelfde indicator kunnen digitale projecten bemoeilijken. Deze problemen moeten worden geïdentificeerd voordat nieuwe dashboards worden ontwikkeld of verwerkingen worden geautomatiseerd.
Governance en technisch beheer onderscheiden
Governance bepaalt de regels en verantwoordelijkheden. Het beheer van databases draagt bij aan de technische uitvoering ervan, met name via toegangsbeheer, back-ups en het opvolgen van prestaties.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt, moeten ook de doeleinden, bewaartermijnen en toegangsvoorwaarden worden onderzocht in het licht van de AVG.
Te ondernemen actie: een gegevensverzameling selecteren die belangrijk is voor de activiteit, een verantwoordelijke aanwijzen en de belangrijkste problemen met de kwaliteit of toegang identificeren.
ALL4IT begeleidt organisaties bij het ontwerpen, beheren en optimaliseren van databases, onder meer in Oracle-, PostgreSQL-, SQL Server- en MySQL-omgevingen. Deze technische begeleiding kan de regels ondersteunen die het bedrijf heeft vastgelegd.
4. De uitbesteding afstemmen op de beschikbare competenties
Digitale transformatie vereist competenties om veranderingen voor te bereiden, maar ook om de systemen na hun uitrol te beheren.
IT-uitbesteding kan het mogelijk maken om bepaalde taken aan een dienstverlener toe te vertrouwen: serverbeheer, onderhoud, monitoring of het beheer van back-ups.
Ze kan een intern team aanvullen zonder al zijn verantwoordelijkheden over te nemen. Het bedrijf behoudt met name de regie over zijn bedrijfsbehoeften en prioriteiten.
De reikwijdte en afspraken vastleggen
Voordat je een dienstverlening kiest, moet je bepalen welke systemen betrokken zijn, op welke tijdstippen interventies plaatsvinden en welke werkzaamheden inbegrepen zijn.
De afspraken moeten een onderscheid maken tussen monitoring, het in behandeling nemen en het oplossen van incidenten. De manier waarop met de interne teams wordt samengewerkt, is minstens even belangrijk.
Bij het vergelijken van offertes moet je ook rekening houden met diensten buiten het vaste pakket en de voorwaarden voor een overstap naar een andere dienstverlener. Lagere kosten mogen niet worden verondersteld zonder te onderzoeken wat daadwerkelijk wordt gedekt.
Te ondernemen actie: de taken identificeren die de teams bezighouden, de competenties die moeilijk op peil te houden zijn en de diensten waarvoor specifieke ondersteuning nodig is.
De IT-beheerdiensten van ALL4IT kunnen betrekking hebben op een gedeeltelijke of ruimere reikwijdte, afhankelijk van de behoeften. Een aanpak voor IT-beheer en -onderhoud moet samen met de interne teams worden vastgelegd om een duidelijke taakverdeling te waarborgen.
5. Een stappenplan opstellen en de gebruikers begeleiden
Een project voor digitale transformatie moet vertrekken vanuit een concreet probleem. De aankoop van een oplossing volstaat niet om processen te verbeteren als het gebruik, de verantwoordelijkheden en de uitrolvoorwaarden onduidelijk blijven.
Het stappenplan moet elk project koppelen aan een bedrijfsdoelstelling, een verantwoordelijke en succescriteria. Het moet ook rekening houden met de technische afhankelijkheden en het vermogen van de teams om de veranderingen op te vangen.
Het is vaak nuttig om met een beperkte reikwijdte te beginnen en de uitrol vervolgens aan te passen op basis van de resultaten en de feedback van gebruikers.
De resultaten meten en de prioriteiten aanpassen
De indicatoren moeten aansluiten bij de beoogde doelstelling: beschikbaarheid van een applicatie, tijd die nodig is voor een taak, gegevenskwaliteit of daadwerkelijk gebruik van een nieuwe tool.
Opleiding en documentatie moeten in het project worden opgenomen. Ze vergemakkelijken de toepassing van de veranderingen en beperken de afhankelijkheid van enkele personen.
Te ondernemen actie: vóór de uitrol enkele indicatoren vastleggen en vervolgens een opvolgmoment plannen om de resultaten met de doelstellingen te vergelijken.
Voordat je een digitaal project start
- Welke bedrijfsprobleem moet het oplossen?
- Welke applicaties en gegevens zijn erbij betrokken?
- Op welke risico's en afhankelijkheden moet je anticiperen?
- Wie zal het project en het operationele beheer ervan aansturen?
- Hoe worden de gebruikers begeleid?
- Aan de hand van welke resultaten kan het nut ervan worden beoordeeld?
Hoe ALL4IT bijdraagt aan je digitale transformatie
ALL4IT is actief op verschillende technische onderdelen van het informatiesysteem: IT-beheer, cloudhosting, databases en cybersecurity.
Deze expertises kunnen worden ingezet volgens de vastgestelde prioriteiten: een migratie voorbereiden, de prestaties van een database verbeteren, de monitoring versterken of het onderhoud van een omgeving structureren.
De begeleiding moet rekening houden met de bestaande applicaties en de operationele beperkingen. Een technische wijziging moet worden voorbereid met controles, duidelijk omschreven verantwoordelijkheden en mogelijkheden om terug te keren naar de vorige situatie wanneer dat mogelijk is.
Deze aanpak maakt het mogelijk om de modernisering te koppelen aan de operationele behoeften van het bedrijf en de opvolging na de uitrol te organiseren.
Een digitale transformatie die wordt gestuurd door je bedrijfsbehoeften
Digitale transformatie wordt geleidelijk opgebouwd. De keuzes op het vlak van beveiliging, hosting, gegevensbeheer en uitbesteding moeten een samenhangend geheel vormen.
Om vooruitgang te boeken, begin je met een analyse van de bestaande situatie, bepaal je de prioriteiten en beoordeel je de resultaten voordat je de veranderingen uitbreidt. De feedback van gebruikers en de operationele beperkingen moeten worden meegenomen in de volgende beslissingen.
Neem contact op met ALL4IT om je IT-prioriteiten te bespreken en begeleiding te vinden die aansluit bij je omgeving.